06 Apr 2020 / Livet på Mpya Sci & Tech
Att ställa om från fysiska till digitala möten är relativt enkelt och vi har alla tvingats bli bättre på teams, skype och zoom, men vi måste även anpassa vårt ledarskap när vi inte längre träffar våra medarbetare fysiskt.
Konsten att leda på distans var temat när WILMA nätverket sågs i förra vecka. Nätverket består av ledande chefer inom framförallt Life Science branschen och här sammanfattas de viktigaste lärdomarna och tipsen.
• Jag har ökat antalet one-to-one kontakter och stämmer nu av med alla mina medarbetare i princip dagligen via videomöte eller telefon.
• Vi genomför digitala fikamöten och AW. AW:n var verkligen uppskattad så det har blivit en stående händelse i kalendern.
• Vi har haft utbildning i Pomodoro tekniken för att erbjuda medarbetarna verktyg att fokusera och jobba effektivt även hemma. Alla vet att det är lätt att tiden rinner iväg; kaffet måste bryggas, man passar på att sätta på en tvätt, kolla lite nyheter etc. Helt plötsligt har halva arbetsdagen gått. Pomodoro tekniken går ut på att man gör en ”att göra lista”, därefter gör man en ny lista och prioriterar tre uppgifter. Den viktigaste skriver man upp på en post-it och fäster på datorn. Sätt på en timer på 25 min och arbeta fokuserat på den uppgifter. Ta därefter 5 min paus, gå vidare till bästa uppgift eller fortsätt med samma uppgift i ytterligare 25 min.
• Vi har erbjudit alla medarbetare att ta hem sina skärmar för att kunna få en bra arbetsmiljö även hemma. Att sitta i sängen eller soffan och jobba med en liten laptop funkar i några dagar men inte i längre perioder.
• Vi har satt en mötespolicy för alla digitala möten. Det finns alltid en mötesledare, är det många deltagare vet alla att mute knappen ska användas, vi slår på kameran och chattfunktionen används för frågor och inspel.
• Vår VD har spelat in videofilmer som visar hur hans arbetssituation förändrats. Vi rekommenderar alla att ta promenader mitt på dagen för att få dagsljus. En kollega har stegräknare och även fast hon promenerar 45 min varje dag kommer hon inte upp i samma antal steg som under en vanlig dag på kontoret. Vi måste uppmuntra våra medarbetare att inte bli för stillasittande.
• Om vi har möten som inte kräver dator uppmuntrar vi medarbetarna att ta mötet under en promenad.
• Det är viktigt att inte glömma konsulterna, många initiativ som genomförs med digitala AW, filmklipp etc är framförallt riktade mot intern personal. Se till att alla inkluderas och känner sig delaktiga.
• Jag försöker verkligen vara extra tydlig och lugn för att mina medarbetare ska känna sig trygga. Det är också viktigt med lite extra förståelse. Vi har medarbetare som är stressade och oroliga vilket bidraget till att fel beslut fattats i vissa situationer. Det är viktigt att ha förståelse för att vi alla reagerar olika, att konstant oroa sig för virusutbrottet är stressande och det påverkar självklart vår prestation på jobbet.
